Om GDPR – General Data Protection Regulation på Transport-Formidlingen SA
Personvern på Transport-Formidlingen SA
Daglig leder Per-Jørgen Melnes er behandlingsansvarlig for personopplysninger på Transport-Formidlingen SA (heretter TF SA). TF SA er databehandler for våre produkter.
Dersom vi behandler personopplysninger om deg har du rett til innsyn, retting og sletting av data. I tilfeller der behandling er basert på samtykke kan du trekke samtykket når du selv måtte ønske.
Personopplysninger utleveres ikke til tredjepart, unntatt i de tilfeller vi benytter underleverandør. Ved bruk av underleverandør har TF SA fått garantert sikkerheten og dokumentert dette gjennom databehandleravtaler.
Mener du TF SA bryter dine rettigheter på noen måte, eller ønsker å ta kontakt for å få mer informasjon om våre behandlinger, ber vi om at du kontakter oss på firmapost@tf.no Du har også rett til å klage til Datatilsynet, dette kan du gjøre via tilsynets nettsider.
Felles for TF’ produkter og tjenester
Innloggingsløsninger
TF SA trenger å håndtere noen personopplysninger for å sikre innlogging på nettsider og i produkt. Dette er systemer som er nødvendige for at sidene og produktene skal fungere.
Formål
Behandlingens formål er å kunne verifisere hvem som logger på og ha kontroll på at vedkommende har rettigheter til å bruke portal / nettsider.
Opplysninger som behandles
En unik identitet for brukeren for identifikasjon på tvers av våre produkter.
Lagringstid
Opplysningene lagres til den registrerte ikke har behov for å logge inn i våre systemer (opphør kundeforhold mv.).
Signering
Signering er en elektronisk tjeneste for signering av dokument som noen TF SA applikasjoner benytter, utelukkende når sluttkunde kvitterer for varer eller tjenester.
Formål
Signering forekommer digitalt gjennom bruk av K2 appen, levert av Fleet 101 AS. Det benyttes signatur ved kvittering av mottatt produkt / leveranse.
Opplysninger som behandles
Personalia – Bruker som mottar varen i blokkbokstaver
Geodata – GPS posisjon for levering og signatur som fil.
Lagringstid
Ordren som oppdraget er knyttet til knyttes geodata og signatur til. Når ordren slettes, så blir tilhørende signatur og geodata slettet.
BrukerID, tidspunkt for pålogging – Hvilken bruker har vært pålogget, og når.
Lagringstid
Opplysningene lagres inntil BrukerID ikke lenger er en aktiv bruker i systemet.
Avviksregistrering
TF SA tilbyr en mulighet til å registrere og sende inn avvik som inntreffer på arbeidsplassen.
Formål
Formålet med behandlingen er å gi HMS ansvarlig / Daglig leder et egnet verktøy for å gjennomføre lovpålagt oppfølging av avvik og internkontroll.
Opplysninger som behandles
Avvik meldes inn gjennom et skjema hvor man beskriver avviket. Ved innsending registreres navnet på den som har meldt inn avviket. Når avviket behandles registreres navnet på den som har behandlet avviket.
Det er også mulig å lage egne skjema. Opplysninger i egne skjema er utenfor TFs kontroll.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge kunden har et aktivt abonnement i avvikssystemet.
Kompetansearkivet
Kompetansearkivet er en del av vår totalprodukt mot sluttkunde, at TF SA holder rede på bileiere, sjåfører og ansattes kompetanse og sertifiseringer.
Formål
Formålet med behandling av opplysninger er at kunden skal få oversikt over hvilken kompetanse som finnes i virksomheten, hvem som har kompetanse, hva den omfatter, når den eventuelt utløper, og dermed gi kunden mulighet til å følge opp ansatte og samle dokumentasjon.
Opplysninger som behandles
Beskrivelser av bileiere, sjåfører og ansattes kompetanse. Filvedlegg er tenkt til å inneholde dokumentasjon på kompetanse.
Lagringstid
Opplysningene lagres i så lenge brukeren er aktivt.
HMS-hjul
HMS-hjulet er et verktøy virksomheten kan benytte som hjelpemiddel for å oppfylle lovpålagt ansvar for HMS.
Formål
Hensikten med behandling av personopplysninger i HMS-hjulet er å ha kontroll på hvem som er verneombud, akankontakt, tillitsvalgt, eller andre relevante roller og ansvarsområder.
Opplysninger som behandles
Navn på verneombud, brannvernleder, medlemmer i AMU, og liknende roller registreres i ansattregister og vises i HMS-hjulet. Fritekst kan også registreres.
Lagringstid
Opplysningene lagres i portalløsning inntil revisjon / sletting hvert 2. år.
E-postlogg
TF SA sender meldinger på epost om f.eks. oppfølging, ferieønsker, påminnelser, med mer. I den forbindelse genereres en logg over hvilke aktiviteter som er utført på e-post. Dette inkluderer ikke innholdet i e-postene.
Formål
Formålet med e-postloggen er å kunne feilsøke og undersøke om eposter er sendt slik de skal.
Opplysninger som behandles
TF SA har ikke tilgang til innholdet i e-posten.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 12 måneder.
Fildokumenter
Perioderapportene inneholder kundens egne kontonavn, rapportkommentarer, beskrivelser og regnskapstall.
Formål
Informasjonen er nødvendig for å opprettholde bruk av Sticos Rapport.
Opplysninger som behandles
Fildokumentene kan inneholde kommentarer på resultat og drift. Sticos AS har ingen kontroll på innhold i kommentarfelt.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Pr dato sender Transport-Formidlingen ikke ut Nyhetsbrev, men distribuerer nyhetssaker gjennom sosiale medier som f.eks. Facebook, LinkedIn etc.
Formål
Formålet med behandling av personopplysninger er å vite hvem man skal sende nyhetsbrev til, samt sørge for at innhold og kommunikasjon har relevant innhold for mottakerens interesseområder, samt å kartlegge i hvor stor grad nyhetsbrev leses. Gjennom bruk av Facebook eller andre sosiale medier, så er det allerede knyttet opp en kontakt mellom TF og mottakeren som mottakeren selv kan regulere.
Nettsted
Våre nettsteder består av tf.no, portal.tf.no, kontakt.tf.no, kontakt.tf.no etc. som alle peker til domenet tf.no eller et sub domene.
Sikkerhetssertifikat er utstedt til tf.no, wild card lisensiering – som betyr at alle subdomener (eksempel.tf.no) også er på samme sikkerhetsnivå.
Formål
TF SA behandler informasjon knyttet til all aktivitet på våre nettsider for å analysere og optimalisere våre løsninger og for å gi deg en forbedret brukeropplevelse gjennom tilpasset innhold, informasjon og kommunikasjon i ulike kanaler.
Opplysninger som behandles
Klikk, sidebesøk – Informasjon om hvilke linker som er klikket på og sider som er besøkt.
Informasjonskapsler
Informasjonskapsler eller cookies, er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du besøker en nettside. Sticos benytter cookies, både i produkt og på våre nettsteder.
Formål
TF benytter cookies for å gi en best mulig og tilpasset brukeropplevelse. Cookies benyttes både for teknisk funksjonalitet og for analyse av adferd knyttet til bruk av våre tjenester. Dette brukes for å gi tilpasset innhold og kommunikasjon i ulike kanaler. Du har mulighet til å akseptere eller avvise bruken av cookies. De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies, men du kan innstille din nettleser til å avvise cookies hvis du ønsker det. Informasjon om dette finner du i hver enkelt nettleser eller du kan lese om det på nettvett.no.
Informasjonskapsler på våre nettsteder (gtag.js)
| Cookie | Leverandør | Beskrivelse | Hva benyttes denne til | Levetid |
|---|---|---|---|---|
| gtag.js | Google Analytics | Denne cookien sporer din bruk av vårt nettsted | Brukes til å kartlegge din bruk av vårt nettsted. Hvilke sider som benyttes etc. |
| Målingsalternativ og -hendelse | Utløses … | Parametere |
|---|---|---|
| Sidevisninger
page_view |
… hver gang siden lastes inn eller nettleserloggen endres av det aktive nettstedet
Denne hendelsen samles inn automatisk. |
page_location (sidens nettadresse), page_referrer (den forrige sidens nettadresse) |
|
Antall ganger rullet scroll |
… den første gangen en bruker kommer til bunnen av en side (dvs. når den synlige vertikale dybden når 90 %) | Ingen parametere blir samlet inn. |
| Klikk ut av domenet
click |
… hver gang en bruker klikker på en link som går ut av det aktuelle domenet |
link_classes, link_domain, link_id, link_url, outbound (boolsk verdi) |
