GDPR – Personvernregler

Om GDPR – General Data Protection Regulation på Transport-Formidlingen SA

Personvern på Transport-Formidlingen SA


Daglig leder Per-Jørgen Melnes er behandlingsansvarlig for personopplysninger på Transport-Formidlingen SA (heretter TF SA). TF SA er databehandler for våre produkter.

Dersom vi behandler personopplysninger om deg har du rett til innsyn, retting og sletting av data. I tilfeller der behandling er basert på samtykke kan du trekke samtykket når du selv måtte ønske.

Personopplysninger utleveres ikke til tredjepart, unntatt i de tilfeller vi benytter underleverandør. Ved bruk av underleverandør har TF SA fått garantert sikkerheten og dokumentert dette gjennom databehandleravtaler.

Mener du TF SA bryter dine rettigheter på noen måte, eller ønsker å ta kontakt for å få mer informasjon om våre behandlinger, ber vi om at du kontakter oss på firmapost@tf.no  Du har også rett til å klage til Datatilsynet, dette kan du gjøre via tilsynets nettsider.

Felles for TF’ produkter og tjenester


Innloggingsløsninger


TF SA trenger å håndtere noen personopplysninger for å sikre innlogging på nettsider og i produkt. Dette er systemer som er nødvendige for at sidene og produktene skal fungere.

Formål

Behandlingens formål er å kunne verifisere hvem som logger på og ha kontroll på at vedkommende har rettigheter til å bruke portal / nettsider.

Opplysninger som behandles

En unik identitet for brukeren for identifikasjon på tvers av våre produkter.

Lagringstid

Opplysningene lagres til den registrerte ikke har behov for å logge inn i våre systemer (opphør kundeforhold mv.).

Signering


Signering er en elektronisk tjeneste for signering av dokument som noen TF SA applikasjoner benytter, utelukkende når sluttkunde kvitterer for varer eller tjenester.

Formål

Signering forekommer digitalt gjennom bruk av K2 appen, levert av Fleet 101 AS. Det benyttes signatur ved kvittering av mottatt produkt / leveranse.

Opplysninger som behandles

Personalia – Bruker som mottar varen i blokkbokstaver

Geodata – GPS posisjon for levering og signatur som fil.

Lagringstid

Ordren som oppdraget er knyttet til knyttes geodata og signatur til. Når ordren slettes, så blir tilhørende signatur og geodata slettet.

 

BrukerID, tidspunkt for pålogging – Hvilken bruker har vært pålogget, og når.

Lagringstid

Opplysningene lagres inntil BrukerID ikke lenger er en aktiv bruker i systemet.

 

Avviksregistrering

TF SA tilbyr en mulighet til å registrere og sende inn avvik som inntreffer på arbeidsplassen.

Formål

Formålet med behandlingen er å gi HMS ansvarlig / Daglig leder et egnet verktøy for å gjennomføre lovpålagt oppfølging av avvik og internkontroll.

Opplysninger som behandles

Avvik meldes inn gjennom et skjema hvor man beskriver avviket. Ved innsending registreres navnet på den som har meldt inn avviket. Når avviket behandles registreres navnet på den som har behandlet avviket.

Det er også mulig å lage egne skjema. Opplysninger i egne skjema er utenfor TFs kontroll.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge kunden har et aktivt abonnement i avvikssystemet.

Kompetansearkivet

Kompetansearkivet er en del av vår totalprodukt mot sluttkunde, at TF SA holder rede på bileiere, sjåfører og ansattes kompetanse og sertifiseringer.

Formål

Formålet med behandling av opplysninger er at kunden skal få oversikt over hvilken kompetanse som finnes i virksomheten, hvem som har kompetanse, hva den omfatter, når den eventuelt utløper, og dermed gi kunden mulighet til å følge opp ansatte og samle dokumentasjon.

Opplysninger som behandles

Beskrivelser av bileiere, sjåfører og ansattes kompetanse. Filvedlegg er tenkt til å inneholde dokumentasjon på kompetanse.

Lagringstid

Opplysningene lagres i så lenge brukeren er aktivt.

HMS-hjul

HMS-hjulet er et verktøy virksomheten kan benytte som hjelpemiddel for å oppfylle lovpålagt ansvar for HMS.

Formål

Hensikten med behandling av personopplysninger i HMS-hjulet er å ha kontroll på hvem som er verneombud, akankontakt, tillitsvalgt, eller andre relevante roller og ansvarsområder.

Opplysninger som behandles

Navn på verneombud, brannvernleder, medlemmer i AMU, og liknende roller registreres i ansattregister og vises i HMS-hjulet. Fritekst kan også registreres.

Lagringstid

Opplysningene lagres i portalløsning inntil revisjon / sletting hvert 2. år.

E-postlogg

TF SA sender meldinger på epost om f.eks. oppfølging, ferieønsker, påminnelser, med mer. I den forbindelse genereres en logg over hvilke aktiviteter som er utført på e-post. Dette inkluderer ikke innholdet i e-postene.

Formål

Formålet med e-postloggen er å kunne feilsøke og undersøke om eposter er sendt slik de skal.

Opplysninger som behandles

TF SA har ikke tilgang til innholdet i e-posten.

Lagringstid

Opplysningene lagres i 12 måneder.

Fildokumenter


Perioderapportene inneholder kundens egne kontonavn, rapportkommentarer, beskrivelser og regnskapstall.

Formål

Informasjonen er nødvendig for å opprettholde bruk av Sticos Rapport.

Opplysninger som behandles

Fildokumentene kan inneholde kommentarer på resultat og drift. Sticos AS har ingen kontroll på innhold i kommentarfelt.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

 Nyhetsbrev

Pr dato sender Transport-Formidlingen ikke ut Nyhetsbrev, men distribuerer nyhetssaker gjennom sosiale medier som f.eks. Facebook, LinkedIn etc.

Formål


Formålet med behandling av personopplysninger er å vite hvem man skal sende nyhetsbrev til, samt sørge for at innhold og kommunikasjon har relevant innhold for mottakerens interesseområder, samt å kartlegge i hvor stor grad nyhetsbrev leses. Gjennom bruk av Facebook eller andre sosiale medier, så er det allerede knyttet opp en kontakt mellom TF og mottakeren som mottakeren selv kan regulere.

Nettsted


Våre nettsteder består av tf.no, tftransport.no etc.  som alle peker til tf.no.

Formål


TF SA behandler informasjon knyttet til all aktivitet på våre nettsider for å analysere og optimalisere våre løsninger og for å gi deg en forbedret brukeropplevelse gjennom tilpasset innhold, informasjon og kommunikasjon i ulike kanaler.

Opplysninger som behandles

Klikk, sidebesøk – Informasjon om hvilke linker som er klikket på og sider som er besøkt.

Informasjonskapsler


Informasjonskapsler eller cookies, er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du besøker en nettside. Sticos benytter cookies, både i produkt og på våre nettsteder.

Formål


TF benytter cookies for å gi en best mulig og tilpasset brukeropplevelse. Cookies benyttes både for teknisk funksjonalitet og for analyse av adferd knyttet til bruk av våre tjenester. Dette brukes for å gi tilpasset innhold og kommunikasjon i ulike kanaler. Du har mulighet til å akseptere eller avvise bruken av cookies. De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies, men du kan innstille din nettleser til å avvise cookies hvis du ønsker det. Informasjon om dette finner du i hver enkelt nettleser eller du kan lese om det på nettvett.no.

Informasjonskapsler på våre nettsteder


Cookie Leverandør Beskrivelse Hva benyttes denne til Levetid
1P_JAR Google Denne cookien sporer din bruk av vårt nettsted Brukes til å kartlegge din bruk av vårt nettsted. Hvilke sider som benyttes etc.

 

bilde